Kwaliteit

kwaliteitsmanagement systeem

Onze opdrachtgever koopt bij TenderCare maatschappelijke zorg en dienstverlening in ten behoeve van haar burgers. Zij verlangt dat deze inkoop kwalitatief goed is. TenderCare heeft veel aandacht besteed aan het kwaliteitsmanagement systeem.

Het TenderCare-kwaliteitsmanagement systeem beschrijft hoe het TenderCare in haar dagelijkse bedrijfsvoering en de uitvoering van haar zorg en dienstverlening de kwaliteit bevorderd. Wat je op deze pagina kunt lezen, is onze werkwijze en wat je dus van ons mag verwachten. Ons kwaliteitsmanagement systeem is gericht op de kwaliteitseisen en de weerbaarheid tegen fraude die door de SamenTwente Gemeenten voor de Wmo en Jeugdwet zijn opgesteld in de aanbestedingsstukken. Onze uitgangspunten voor de kwaliteit van zorg en bedrijfsvoering zijn transparantie, inspraak, volledigheid van dossiers en inzicht in financiële data.

Certificering 

TenderCare B.V. heeft een HKZ 143 certificering – een kwaliteitskeurmerk voor kleine organisaties in de zorg en welzijn. TenderCare valt onder deze norm, omdat zij maar 0,5 FTE heeft voor het netwerkbeheer, coördinator (management in HKZ-termen). Voor alle overige taken worden er professionals ingehuurd. De organisatie wordt vanuit één locatie aangestuurd. Mogelijk zal in in de toekomst een kwaliteitssysteem gezocht moeten worden dat beter past in het werken met het groeiend aantal Zzp’ers in onderaannemerschap.     

Kwaliteitshandboek van het TenderCare

Ons kwaliteitsmanagement is verwoordt in het Kwaliteitshandboek van het TenderCare. Het handboek bestaat uit de volgende hoofdstukken;  

1. 1. Randvoorwaarden voor goede zorg 
      In dit hoofdstuk wordt een contextanalyse over het TenderCare gegeven. Het gaat hierbij over de relatie met burgers, de opdrachtgevende gemeenten en de samenwerkingspartners. Daarbij worden ook onze visie, missie en doelen verwoordt; aan welke wetten en regelgeving het TenderCare te voldoen heeft, welk type organisatie wij zijn. Ten slotte worden er de uitsluitingscriteria beschreven welke Zzp’ers en Kleine Zorgaanbieders niet deel kunnen nemen aan ons netwerk. 

2. 2. De Netwerkpartners/zorgaanbieders in het TenderCare-netwerk 
      In dit hoofdstuk worden de afspraken beschreven over de uitvoering van de zorg- en dienstverlening door de Zzp’ers en de context van de zorgaanbieders. Verder worden de werkwijzen beschreven en staan de gemaakte afspraken er vermeld.  Ook wordt er aandacht besteed aan de werksfeer en – omgeving, de borging van de kwaliteit en de wijze waarop geëvalueerd wordt. Ten slotte is er een overzicht van de risico’s die de zorgaanbieders en het netwerk hebben en de manier waarop daar mee omgegaan dient te worden.  

3. 3. De cliënten in het netwerk 
      In de volgende paragrafen gaat het over de cliënt ofwel de persoon die zorg ontvangt van de Zzp’ers uit het TenderCare. Zij zijn de personen waar het om draait en die het TenderCare het recht geven van bestaan. Bij het TenderCare wordt over de cliënt gesproken. Met de cliënt wordt ook, klant, bewoner, burger, ‘cliëntsysteem’ of de vastgelegde al dan niet wettelijke vertegenwoordiger van de cliënt’ bedoeld.

      In de eerste plaats wordt de werkwijze van de zorgaanbieders met de cliënt besproken en een beschrijving gegeven van het van het hulpverleningsproces. Het onderhoud van de kwaliteit van zorg- en dienstverlening krijgt hier speciale aandacht en tenslotte de wijze waarop de werkwijzen geëvalueerd worden. 

4. 4. Administratief proces 
      In het Programma van Eisen heeft het OZJT bepaald dat iedere Zorgaanbieder een deugdelijke administratie moet voeren. Dit administratie proces staat in de context van een inspanningsgerichte uitvoeringsvariant, waarbij de richtlijnen worden weergegeven in een administratieprotocol. Het TenderCare heeft hierop een extract gemaakt voor de processen die specifiek voor het TenderCare van toepassing zijn. Het gaat daarbij om het aanmelden van de cliënt; het leveren van zorg; en het declaratieproces. Het hoofdstuk wordt afgesloten met de manier waarop de werkwijzen worden geëvalueerd.  

5. 5. Inkoop
      Het hoofdstuk beschrijft de kwaliteitseisen die het TenderCare stelt aan de inkop van maatschappelijke zorg en dienstverlening bij zzp/ onderaannemers; zorg en clientregistratiesystemen, boekhouding en accountancy, de ICT-ondersteuning en de borging van kwaliteit. Tevens wordt beschreven hoe de inkoop eisen en voorwaarden worden geëvalueerd en bijgesteld. 

6. 6. Leren en verbeteren 
      Het TenderCare hanteert een beoordelingssysteem voor een jaarlijkse beoordeling van de organisatie om voortdurend te leren en te verbeteren. De beoordeling resulteert in een Jaarverslag. Dit jaarverslag wordt gedeeld met betrokkenen.   

Het TenderCare Keurmerk.

Het TenderCare hanteert een eigen keurmerk. In dit keurmerk zijn de overeenkomsten met de zzp’ers opgenomen; de documenten die benodigd zijn voor de registratie van de zzp’er bij de gemeenten, KIWA Keurmerk Zzp’ers Zorg; Cliëntdossier op orde; Financiële integriteit en Deelname TenderCare activiteiten  

Zzp’ers in onderaannemerschap bij TenderCare voldoen aan het TenderCare Keurmerk 

Samenwerking TenderCare en Onderaannemer	Periode
1.1 Raamovereenkomst TenderCare – OA	Aanbestedingsperiode
1.2 Overeenkomst van opdracht inz. het leveren van ZIN	Aanbestedingsperiode
1.3 Overeenkomst van opdracht inz. het contractbeheer en vertegenwoordiging	Aanbestedingsperiode
Aanhangsel bij overeenkomst : BPSW beroepscode
Het onderaannemerschap	Periode
2.1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument	Aanbestedingsperiode
2.2 Verklaring Betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen	Aanbestedingsperiode
2.3 Gedragsverklaring aanbesteding	Aanbestedingsperiode
2.4 Uittreksel Handelsregister	Aanbestedingsperiode
2.5 Terbeschikkingstelling verklaring i.g.v. beroep op draagkracht	Aanbestedingsperiode
2.6 Bevestigingsbrief gemeenten ter inwilliging van het verzoek tot onderaannemerschap	Aanbestedingsperiode
KIWA registratie	Periode
3.1 Keurmerk certificaat	Jaarlijks
3.2 Identiteitsbewijs	Eenmalig
3.3 Opleiding (Diploma Duo gecertificeerd)	Eenmalig
3.4 Beroepsregistratie (SKJ, NVAGT, NPI, BIG…)	Geldigheidsduur registratie
3.5 Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)	2 jaar
3.6 Klachten en geschillencommissie	Jaarlijks
3.7 Klachtenoverzicht	Jaarlijks
3.8 Beroeps en Bedrijfs Aansprakelijkheidsverzekering (BBAV)	Jaarlijks
3.9 Bewijs betaling lopend jaar	Jaarlijks
3.10 Vervangingsplan	Geldigheidsduur
3.12 Cliënttevredenheidsmeting	3 per jaar
3.11 WTZA registratie of vrijstelling daarvan	Eenmalig
Cliëntdossier op orde	Periode
Afsprakenoverzicht/ Ondersteuningsplan of vergelijkbaar document	Indicatie periode
Zorgovereenkomst	Indicatie periode
Uitwisselings-/ Toestemmingsverklaring	Indicatie periode
Plan	Ieder half jaar
Risico inventarisatie	Ieder half jaar
Evaluatie plan	Ieder half jaar
Cliënttevredenheidsmeting	Eind indicatie periode, minimaal 1x per jaar
Financiële integriteit	Accountantscontrole
Samenstellingsverklaring	Jaarlijks
TenderCare-activiteit	Periode
Kennis en Expertise Netwerkontmoetingen	Deelname aan minimaal 3 van de 4 ontmoetingen
Deelname aan werkbesprekingen	4x per jaar
Intervisie bijeenkomsten Jeugdzorg	10x per jaar
Intervisie bijeenkomsten Wmo	4 van de 6 bijeenkomsten per jaar